Office Manager VS Facility Manager : Quelle est la différence ?

Office Manager VS Facility Manager

Dans le monde de l’entreprise, on accorde beaucoup d’importance au titre de son poste. Il permet d’exprimer et qualifier rapidement, le rôle et les missions que l’on a au sein d’une société à un tier.

Mais quand est-il lorsque dans le commun des employés, la différence entre deux postes n’est pas flagrante ?

Aujourd’hui nous allons répondre à cette question et plus particulièrement à celle de : Office manager VS Facility manager, quelle est la différence ?

Pour la plupart des personnes, ces deux postes sont identiques. Cependant, pour quelqu’un qui connait les rôles et devoirs de chacun, ils sont biens différents. Un Office Manager facilite le travail des employés, c’est en quelque sorte un(e) super assistant(e). Un Facility Manager a pour missions de gérer et superviser l’ensemble des services d’une entreprise.

Quelles sont les missions d’un Office Manager ?

Directement rattaché à la direction, l’Office Manager a pour principale mission de soulager sa hiérarchie dans la gestion de tâches quotidiennes nécessaires au fonctionnement d’une entreprise.

Véritable couteau suisse, l’Office manager doit être capable de traiter une multitude de sujets tous différents les uns des autres.

Evoluant principalement dans des TPE et PME, l’office manager peut combiner plusieurs postes en même temps. Ses missions sont très variées et dépendent de l’activité de l’entreprise, à titre d’exemples :

 

  • Organiser des réunions et prendre des rendez-vous
  • Gestion et suivi de divers budgets
  • Assurer la bonne communication entre les directeurs et collaborateurs
  • Gestions des services généraux
  • Gestion administrative du personnel
  • Assurer la bonne communication entre les directeurs et les interlocuteurs extérieurs
  • Gestion de la qualité de vie au travail

 

En ce sens, l’Office Manager permet de combler les lacunes d’un lieu de travail. Une grande partie des missions de l’Office Manager permettent aux autres collaborateurs de travailler sans interruption.

L’Office Manager veille à la bonne organisation et au bon approvisionnement de ses locaux.

Comment devenir Office Manager ?

Il n’existe pour le moment pas de formation spécifique qui prépare au métier d’Office Manager. Cependant, dans la plupart des cas, les recruteurs exigent une formation de niveau Bac+2 (assistant(e) de gestion, comptabilité, gestion des entreprises…) minimum et d’avoir de l’expérience en tant qu’assistant(e) de direction.

Concernant les qualités requises, l’Office manager étant multi-tâches, vous l’aurez compris, l’organisation et la communication sont primordiales. Le souci du détail est également crucial, d’autant plus quand les missions confiées sont sensibles comme le suivi budgétaire, la circulation d’informations confidentielles sur la société.

Les compétences en leadership sont un avantage certain pour l’Office Manager. Etant quotidiennement en contact avec les collaborateurs pour améliorer leurs quotidiens et les aider, cette qualité permettra de faire valoir vos idées.

La gestion de crise fait également parti du quotidien d’un Office Manger. Qu’il s’agit d’un litige interne à la société ou bien avec un prestataire. L’Office Manager va devoir faire face à ces situations et se doit de les régler.

Quelles sont les missions d’un Facility Manager ?

Également rattaché à la direction mais orienter exclusivement sur la gestion des locaux d’une entreprise. Le Facility manager à pour principale mission d’œuvrer à la mise en place d’un environnement de travail répondant aux besoins des salariés.

En parallèle de cette mission, le Facility manager doit veiller au bon respect des normes de sécurité et d’hygiène tout en maitrisant les coûts et la qualité des services. Si un Office manager est responsable des employés, le Facility manager est quant à lui responsable de tout ce qui les entoure, à titre d’exemples :

 

  • Gestion des prestataires de services
  • Gestions des sous-traitants
  • Gestion de l’entretien, amélioration des bâtiments
  • Optimisation des lieux et postes de travail
  • Vérification et maintenance du matériel
  • Management d’une équipe de techniciens
  • Faire appliquer les la législation en matière d’hygiène et de sécurité

 

Vous l’aurez donc compris, le Facility Manager est le chef d’orchestre des services généraux et des équipements au sein d’une société.

Office Manager VS Facility Manager - 2
Conkey centralise les services généraux pour aider les Offices et Facility Managers

Comment devenir Facility Manager ?

Devenir Facility Manager est souvent moins direct que de devenir Office Manager. En effet, de part la technicité ciblée des missions du Facility manager, les employeurs demandent de plus en plus d’avoir une formation niveau Bac+5 et avec en plus, une spécialité « Facility Management ».

Les qualités indispensables pour un Facility manager seront bien entendu la connaissance technique (en maintenance de bâtiment, hygiène et sécurité) , la polyvalence (gestion de multi-projets), la réactivité (délai imposé par la direction) ainsi que la communication (dialogue avec les collaborateurs et la direction).

Si toutes ces qualités sont réunies par le Facility manager, c’est l’assurance pour l’entreprise d’avoir une gestion de ses bureaux et du matériel de qualités.

En conclusion, Office manager VS Facility manager ?

Pour conclure et être très bref sur les différences entre un Office Manager et Facility Manager, vous pourrez retenir :

Office Manager : Véritable couteau suisse et support de la direction, il est capable de traiter de multiples sujets d’une entreprise.

Facility Manager : Véritable expert dans son domaine, il saura gérer mieux que personne les services généraux nécessaires au fonctionnement d’une entreprise.

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