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Organiser un déménagement d'entreprise peut parfois relevé du défi. Cependant, en suivant un planning précis et en appliquant une communication efficace avec les collaborateurs, il est possible de réaliser un déménagement d'entreprise avec succès.
La première étape pour organiser un déménagement d'entreprise sera de créer un planning 🗓️ détaillé. Celui-ci devra inclure la date de déménagement, les différentes tâches à accomplir avant le déménagement, les responsabilités de chaque collaborateurs et partenaires ainsi que le délais à respecter. Afin de s'assurer du bon déroulent des opérations, il sera important d'organiser des réunions de suivi avec les collaborateurs ainsi qu'avec vos partenaires (IT ...)
Une fois le planning de déménagement établi, il faudra impérativement le communiquer (le plus vite possible) aux collaborateurs afin de s'assurer que tout le monde soit impliqué et bien au courant des responsabilités et rôles de chacun. Plus vous organiserez des réunions/échanges avec les collaborateurs, plus vous éviterez les problèmes lors du jour J. La communication est réellement la clé lors d'un déménagement 📦
Au-delà de votre communication interne, il ne faudra pas oublier la communication externe (clients, prestataires ...) liée à votre changement d'adresse. Le timing de cette communication est toute aussi importante 👉 une communication trop tôt pourrait se chevaucher avec votre communication et une communication trop tardive pourrait vous amener des problèmes administratifs (perte de courrier, colis ...).
Une partie parfois obscure lorsque l'on organise un déménagement d'entreprise se trouve être les documents et données sensibles. Qu'ils soient sous formats papier ou numérique, vous devrez être certain que le prestataire retenu pour votre déménagement d'entreprise soit capable de vous proposer ce type de service. Certain déménageur se sont spécialisés dans le transport de données sensibles, il vous faudra comparer le prix de ces prestations. Concernant les données informatiques, votre prestataire IT devra également être informé de votre déménagement le plus tôt possible afin de vous accompagner au mieux.
En suivant ces différentes étapes, vous devriez pouvoir organiser un déménagement d'entreprise efficacement et sans trop d'embûches.
ConKey peut vous accompagner dans l'organisation du déménagement de votre entreprise. Nous travaillons avec des partenaires de confiance et de qualité. Si vous souhaitez ne pas avoir à gérer le déménagement de votre entreprise, c'est par ici 🛎️
En fonction de votre date de départ, vous aurez plus ou moins le temps de préparer le déménagement de votre entreprise. Si vous êtes à moins d’un mois avant la date de départ, il est urgent de nous appeler pour que l’on vous aide, juste ici 😊
Si vous êtes à quelques mois de partir pour vos nouveaux locaux alors voici une checklist déménagement entreprise à vérifier et à faire avant votre départ (liste non exhaustive) :
📦 Etablir un planning détaillé (voir le détail juste au dessus)
📦 Désigner un responsable de déménagement dans chaque services qui fera le lien avec la personne en charge du déménagement dans votre entreprise
📦 Communiquer avec les collaborateurs : Organisez régulièrement des points pour avoir des feedback de vos collègues et ainsi réduire les problèmes lors du jour J. Il est important que tout le monde ait saisi les détails et rôles de chaque personne dans la société
📦 Inventaire des affaires : Un gros morceau celui-ci. Vous serez obligé de faire l'inventaire des éléments que vous déménagez et des éléments que vous bennez. Profitez-en pour faire le tri et recycler vos fournitures (bureaux comme IT)
📦 Communiquer avec les clients, prestataires et partenaires. Il faudra vous assurer qu'aucun événement ne viendra perturber le déménagement ou qu'un interlocuteur se trompe d'adresse lors d'une intervention (livraison...)
📦 Réserver et communiquer avec une entreprise de déménagement. Vous devrez forcément passer par la case recherche et comparaison des prestataires (sauf si choisissez ConKey, on le fait pour vous). Une fois l'entreprise de déménagement retenue, communiquez avec elle ! Elle a l'habitue de gérer des déménagement et pourra vous donner des tips
📦 Prévenir son prestataire informatique (il devra être présent avant et après le jour J pour assurer la bonne continuité du réseau de votre entreprise) et décider d’un plan de déménagement informatique
Nous n'avons évidemment pas mentionné le fait de chercher des nouveaux bureaux, signer son nouveau bail, résilier ou potabiliser ses contrats de fournisseurs (internet, électricité, eau, local ...) mais n'oubliez pas ces étapes 😊
En suivant cette checklist déménagement d'entreprise et bien d'autres disponibles sur internet (car la nôtre n'est pas forcément parfaite), cette étape important pour votre entreprise devrait se passer dans la joie et la bonne humeur !
Les prestataires avec qui nous travaillons sont proches de nos clients et sont capables d’intervenir pour votre déménagement d’entreprise. En fonction des éléments à déménager de votre ancien bureau, nous définissons le véhicule le plus adapté, le nombre de cartons et d’emballage nécessaires pour tout transporter. Vous sortez d'un espace de CoWorking ou de bureau partagé ? Aucun souci, nous pouvons également vous accompagnez dans l'aménagement de vos futurs bureaux.
Vous êtes dans des locaux au dernier étage d’un bâtiment avec un ascenseur trop étroit pour transporter vos fournitures ? Nos prestataires peuvent intervenir sur ce type de problème et vous proposer le déménagement de vos fournitures même dans les endroits les plus complexes.
Avec des systèmes de levage et d’ascenseur extérieurs, vos meubles et accessoires les plus volumineux ne seront plus une contrainte.
Quitter un espace de CoWorking ou un bureau partagé est une étape importe dans la vie d’une entreprise mais disposer de son propre espace implique de le gérer soi-même. En effet, les CoWorking ou bureau partagé ont l’avantage de proposer des bureaux clés en main dans leurs gestions (services généraux et commodités). A l’inverse, votre nouveau bureau sera lui livré en l’état et vous devrez gérer les services généraux ainsi que les différentes commodités souhaitées par votre entreprise. Vous allez donc devoir chercher, comparer et suivre chaque prestation/prestataire nécessaire au bon fonctionne de vos bureaux.
ConKey vous accompagne dans la gestion de vos nouveaux bureaux de façon ponctuelle ou récurente. Pour vos services généraux (nettoyage, café, fontaine, recyclage, sécurité incendie, IT …) privilégiez la centralisation de ces services pour vous faciliter la vie ! Vous avez envie d’en découvrir plus ? C’est par ici.
Ça parait logique mais il est important de communiquer de la décision de déménagement de votre entreprise. Il faudra en premier lieu le communiquer aux collaborateurs de l’entreprise, vous éviterez ainsi qu’ils ne l’apprennent par des personnes externes et qu’ils ne sentent pas impliqués dans la vie de l’entreprise.
Vos prestataires et fournisseurs devront également être informés de votre déménagement afin de ne pas avoir de loupé sur les livraisons. Il ne faudra bien entendu pas oublier vos clients et leurs communiquer votre nouvelle adresse. Attention s’il s’agit de votre siège social il faudra le modifier sur vos documents officiels.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les démarches concernant la modification de votre siège social, nous vous conseillons le site d’entreprendre du service public ; juste ici 😊
On vous rappelle tout de suite !
En attendant, vous pouvez toujours consulter notre FAQ
