Vous avez surement déjà entendu le terme « services généraux » ou l’expression anglais à la mode « facility management ». Cependant à quoi faisons référence lorsque nous parlons de services généraux ? En quoi sont-ils importants pour une entreprise ? Une entreprise peut-elle fonctionner sans services généraux ? Comment gérer ses services généraux ?
Dans cet article nous vous expliquons comment définir les services généraux d’une entreprise, leurs importances et comment bien les gérer.
On appelle « services généraux » l’ensemble des services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise mais qui ne relèvent cependant pas du développement de l’activité de celle-ci. En disant cela on a tout et rien dit me direz-vous. Sachez que vous avez raison, il est difficile d’indiquer une définition exacte avec des exemples uniques car chaque société nécessite des services généraux parfois spécifiques.
On peut toutefois citer à titre d'exemples des services généraux que l’on retrouve dans quasiment la plupart des sociétés comme :
Vous l’aurez donc compris, toute entreprise qu’elle soit petite ou grande, a besoin de ces services pour fonctionner. Certains services, comme la sécurité incendie, sont obligatoires de part leurs cadres légal. D’autres services, comme les fournitures de bureau, dépendent du besoin de la société.
Vous avez la définition des services généraux. Nous allons maintenant appliquer cette définition avec un exemple concret d’une entreprise.
Pour cette exemple nous allons choisir la boulangerie du coin. Le corps de métier et l’activité principale d’une boulangerie est la fabrication et la vente de ses produits (pains, viennoiseries, gâteaux, sandwichs …). Quels seraient donc les services généraux de cette boulangerie ?
Tous les services ne relevant pas de l’activité de la boulangerie, à savoir (à titre d’exemple) :
Bref, nous n’allons pas tous les lister mais on espère que vous avez compris le principe.
Tous ces services sont nécessaires au fonctionnement de la boulangerie mais ils prennent du temps à être gérés et nécessitent parfois des compétences techniques. Comment la boulangerie peut-elle faire du coup ? N’oublions pas que sa mission principale est de développer son activité.
C’est là qu’intervient l’externalisation partielle ou totale des services généraux.
Tout va dépendre du temps que vous souhaitez y consacrer. Vous pouvez décider d’externaliser partiellement ou totalement la gestion de vos services généraux. Vous pouvez également décider d’embaucher un personne à plein temps.
#gestionnaire de services généraux ; #Facility manager ; #Office manager (une partie de leurs missions)
Sans aucun doute la solution la plus onéreuse. Il va falloir rédiger une fiche de poste, allouer un budget à ce nouveau poste, trouver assez de missions pour justifier ce poste, démarrer les entretiens, trouver le bon profil sans être du métier.
Sans aucun doute la solution la plus efficace dans le temps. Pourquoi ? Parce qu’il connait votre société (forcément il y travaille), il suit les dossiers, il suit les litiges, ils gèrent les relations avec les prestataires. Il vous garantie le bon fonctionnement de votre entreprise.
Sans aucun doute la solution la moins onéreuse. La plupart des TPE et PME, par souci de trésorerie et pour limiter les charges patronales, décident d’externaliser leurs services généraux en faisant appels à des sous-traitants.
Dans le cas de notre boulangerie, cela veut dire qu’elle ferait appel à un prestataire pour le marketing de ses emballages, à un prestataire pour la maintenance de ses équipements, à un prestataire informatique etc etc.
Par conséquent cette solution va vous demander du temps et de l’énergie. Et oui, il va falloir trouver les prestataires, comparer les devis, suivre vos même les dossiers, gérer les multiples facture etc.
Chez ConKey on a décidé de mettre un gros coup de pied dans la gestion des services généraux. Comment ? En aidant les TPE et PME à gérer de façon centralisée leurs services généraux. Qu’importe votre besoin, ConKey gère tout de A à Z, de la recherche du prestataire à la validation de la prestation. Vous n’avez plus qu’un seul suivi à faire, vous n'avez plus qu'une seule facture à gérer et tout cela avec ConKey. Intéressez ? Découvrez en plus juste ici
